EDI (Electronic Data Interchange)

Definisi

EDI (Electronic Data Interchange)

 

 

Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.

Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai "transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik."

EDI memiliki standardisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

Prinsip Teknologi EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenernya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandarisasi oleh PBB. 

Teknologi EDI ini adalah teknologi "less investment" dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastuktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

Tujuan Utama

Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalah yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensial sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut menjadi lebih baik, bisnis internal perusahaan akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain pun akan dapat lebih baik juga keuntungan dalam menggunakan EDI Adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Componen dasar EDI

- Hub (Pihak yang memberikan perintah)

- Spoke (Pihak yang menerima perintah)

- Computer (Sebagai electronic hardware)

- Electronic Software

Software OS-EDI yang digunakan berupa

- Bayan Commerce

- IDX-IDEA

- NextGen-EDI 

- RAXINC

Standar EDI 

Kunci dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidak sederhana. Standar EDI dikembangkan diberbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit.

Standar EDI yang berlaku saat ini adalah :

- SPEC 2000

- ANSI X12 (digunakan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara)

- EDIFACT (dirancang oleh PBB)
- ODETTE (digunakan dalam industri otomotif Eropa)
- BACS (digunakan dalam Britania Raya)

- IEF

Syarat dapat dilakukannya proses EDI

- Electronic transanction (merujuk ke format standard international) 

- Scope of agreement (Electrical Supply Service in The Cooperative)

- Third-party service provider

- Electronic transaction menyampaikan ke provider

- Provider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merespon harga dan jumlah barang

- System operation (merawat dan menjada system operasional EDI)

- Security Procedure (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah

- Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas

- Bebas dari Computer Viruses

- Data Recovery and Retention

- Testing

Transmission EDI (pemancar EDI)

- Proper Receipt (penyesuaian tanda terima)

- Verification 

- Responses transaction

- Transmital yang berulang kali

Transaction Term (transaksi EDI)

- Cooperative CSP tarif

- Convidentialy

- Validity (Enforceability)

- Pihak hup menyampaikan agreement ke pihak spoke

- Pihak spoke Agreement to executed CSP  (Competitve Service Providers)

- Adanya persetujuan sah

Step proses Proper Receipt and Verification EDI

- Enter claim information (masukkan permintaan data)

- Enter data and complete instruction

- Data akan di verifikasi

- Transmit Data

- Retrieve and Review reports

- Prepare and Mail attachments with EDI labels

Keuntungan dalam penggunaan EDI :

1. Penghematan waktu.
Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telat menghemat waktu yang tadi nya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.

2. Penghematan Biaya
Biaya untuk membayar peralatan prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis

3. Minimalisasi kesalahan.
Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.

4. Respon yang cepat.
Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.

5. Aliran Kas.
Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memperngaruhi proses pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.

6. Peluang dalam bisnis.
Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Pesaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.

Kelebihan EDI

- Revenue Stream yang baru

- Meningkatkan market (exposure)

- Menurunkan biaya operasional

- Memperpendek waktu

- Mengurangi informasi data yang mengembang

- Meningkatkan supplier management

- Melebarkan jangkawan 

- Meningkatkan customer loyality

- Meningkatkan value chain

Beberapa kelebihan lain EDI sebagai berikut :

1. Meningkatkan kecepatan dan akurasi penanganan dokumen bisnis yang secara keseluruhan telah di input kedalam sistem sehingga secara otomatis akan diperoleh data terbaru
2.  Pertukaran dokumen bisnis dapat dilaksanakan setiap waktu : 24 jam sehari, 7 hari seminggu non stop
3.  Meningkatkan kepuasan pelanggan
4. Meingkatkan efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam alur dokumenetasi informasi
5.  Menjaga keharmonisan hubungan antar partner perusahaan


Kekurangan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit


Contoh EDI :
Contoh dari EDI salah satunya adalah INTERNET :
Cara kerjanya adalah sebelum melakukan pertukaran data setiap aplikasi yang menggunakan TCP diwajibkan untuk membentuk hubungan handsake kemudian dalam proses pertukaran data TCP TXT sebagai data dari nama komputer hostname telah ada namun hal ini tidak fleksible dimana ketika jumlah hosts di internet sudah melebihi angka 1000 format penamaan host di internet dibuat memiliki hirarki yang skemanya membentuk tree.





Sumber :

1. ttps://id.wikipedia.org/wiki/Pertukaran_data_elektronik
2. http://cophetoes.blogspot.co.id/2010/10/electronic-data-interchange.html